Ohjelmatoimisto toimii artistin välittäjänä eli agenttina, joka hoitaa esiintyjän ja tapahtumanjärjestäjän välisen sopimuksen, käytännön järjestelyt sekä neuvottelut molempien osapuolten puolesta. Välittäjän rooli tarkoittaa, että tilaajan ei tarvitse etsiä artistia suoraan eikä artisti itse hoida jokaista keikkakyselyä. Alla käymme läpi esiintyjien välitykseen liittyvät keskeisimmät kysymykset.
Miten ohjelmatoimisto toimii artistin ja tilaajan välissä?
Ohjelmatoimisto toimii artistin ja tilaajan välissä koordinoimalla koko esiintymisprosessin ensikyselystä sopimuksen allekirjoittamiseen ja keikan toteutukseen saakka. Toimisto välittää tiedon saatavuudesta ja hinnoista, neuvottelee ehdoista ja vastaa siitä, että molemmat osapuolet tietävät, mitä on sovittu.
Käytännössä prosessi etenee yleensä niin, että tilaaja ottaa yhteyttä ohjelmatoimistoon ja kertoo tapahtumansa tiedot: ajankohdan, paikan, yleisön ja budjetin. Toimisto selvittää artistin saatavuuden ja tarjoaa sopivaa esiintyjää. Kun sopimus syntyy, ohjelmatoimisto huolehtii sopimusdokumentaatiosta, teknisten ridereiden eli esiintymisvaatimusten välittämisestä sekä tarvittaessa matka- ja majoitusjärjestelyistä. Tilaajalle tämä tarkoittaa yhtä selkeää kontaktia kaikkiin keikkajärjestelyihin liittyvissä asioissa.
Mitä sopimuksia ja ehtoja artistin välitykseen liittyy?
Artistin välitykseen liittyy tyypillisesti kaksi sopimussuhdetta: ohjelmatoimiston ja artistin välinen edustussopimus sekä tilaajan ja ohjelmatoimiston välinen esiintymissopimus. Esiintymissopimus määrittelee palkkion, ajankohdan, paikan, peruutusehdot ja tekniset vaatimukset.
Peruutusehdot ovat erityisen tärkeä osa sopimusta. Niissä sovitaan, mitä tapahtuu, jos tapahtuma peruuntuu tilaajan toimesta tai artisti estyy esiintymästä. Yleensä sopimuksessa on porrastettu peruutusmaksu, joka kasvaa sitä mukaa kuin keikkapäivä lähestyy. Tekninen rider puolestaan kertoo, mitä äänentoistoon, valaistukseen tai backstage-tiloihin liittyen artisti edellyttää järjestäjältä. Me toimitamme nämä vaatimukset tilaajalle selkeästi etukäteen, jotta yllätyksiä ei tule.
Kuka maksaa ohjelmatoimiston palkkion – tilaaja vai artisti?
Ohjelmatoimiston palkkion maksaa pääsääntöisesti tilaaja. Artistille ilmoitettu esiintymispalkkio sisältää toimiston provision, joten tilaaja maksaa yhden kokonaissumman, josta ohjelmatoimisto tilittää artistille hänen osuutensa sovitun jaon mukaisesti.
Käytännössä tilaaja ei siis maksa erikseen artistille ja erikseen toimistolle, vaan kaikki hoituu yhden laskun kautta. Tämä yksinkertaistaa kirjanpitoa ja sopimushallintaa huomattavasti. Joissakin tapauksissa, erityisesti pitkäaikaisissa edustussuhteissa, toimisto voi periä provision myös artistilta, mutta tilaajan näkökulmasta laskutus on aina selkeä kokonaisuus.
Mitä eroa on yksinoikeudella edustetulla ja vapaalla artistilla?
Yksinoikeudella edustettu artisti tarkoittaa, että kaikki kyseistä esiintyjää koskevat keikkavaraukset kulkevat yhden nimetyn ohjelmatoimiston kautta. Vapaa artisti puolestaan voi toimia useiden toimistojen kautta tai ottaa keikkoja myös suoraan ilman välikäsiä.
Yksinoikeusedustusten etu tilaajalle on selkeys: tiedät aina, mistä kyseinen artisti tavoitetaan ja kenen kanssa sopimus tehdään. Yksinoikeudella edustetun artistin kohdalla ei ole epäselvyyttä siitä, onko tieto saatavuudesta tai hinnoittelusta ajantasainen. Me edustamme osaa artisteistamme yksinoikeudella, mutta toimeksiantomme kattaa käytännössä koko Suomen artistikattauksen, joten tilaajan ei tarvitse asioida useiden toimistojen kanssa löytääkseen sopivan esiintyjän.
Vapaan artistin kohdalla tilaaja saattaa kohdata tilanteen, jossa sama artisti löytyy useamman toimiston kautta eri hinnoilla tai ehdoilla. Tämä voi aiheuttaa sekaannusta ja hidastaa varauksen tekemistä.
Milloin kannattaa käyttää ohjelmatoimistoa suoran yhteydenoton sijaan?
Ohjelmatoimistoa kannattaa käyttää aina, kun tapahtumaan tarvitaan ammattimainen esiintyjä ja järjestäjällä ei ole valmiita kontakteja tai kokemusta keikkasopimusten tekemisestä. Toimisto säästää aikaa, varmistaa sopimusten oikeellisuuden ja toimii takuuna siitä, että sovitut asiat toteutuvat.
Erityisesti seuraavissa tilanteissa ohjelmatoimiston käyttö on perusteltua:
- Tapahtuma on julkinen tai kaupallinen ja sopimuksen on oltava juridisesti pitävä
- Artisti on tunnettu ja hänen yhteystietonsa eivät ole julkisesti saatavilla
- Budjetti on merkittävä ja peruutusriskin hallinta on tärkeää
- Tapahtumaan tarvitaan useita esiintyjiä ja koordinointi vaatii resursseja
- Järjestäjällä ei ole kokemusta teknisten ridereiden tai sopimusehtojen käsittelystä
Suora yhteydenotto artistiin voi toimia epävirallisissa tai pienimuotoisissa tilanteissa, mutta ammattimaisessa tapahtumatuotannossa se altistaa järjestäjän riskeille, joita ohjelmatoimisto hoitaa rutiinilla. Vuositasolla meillä on noin 3 500 toimeksiantoa, mikä kertoo siitä, miten laajasti yritykset ja yhteisöt luottavat välityspalveluun omien tapahtumiensa toteuttamisessa.
Ota yhteyttä ja löydä oikea esiintyjä tapahtumaasi
Olitpa järjestämässä yritystapahtumaa, juhlatilaisuutta tai yleisötapahtumaa, me autamme sinua löytämään juuri oikean artistin, puhujan tai juontajan. Ota yhteyttä ja kerro tapahtumasi tiedot, niin teemme tarjouksen nopeasti ja ilman ylimääräistä vaivaa sinulle.