Ohjelmatoimiston valinta voi tuntua yksinkertaiselta, selaat nettiä, löydät muutaman vaihtoehdon ja pyydät tarjouksen. Käytännössä prosessi on kuitenkin monimutkaisempi, sillä oikean kumppanin löytäminen vaikuttaa suoraan siihen, millaisen kokemuksen tapahtumasi jättää vieraille. Ostopäätöksen äärellä kannattaa pysähtyä muutaman keskeisen tekijän äärelle ennen kuin tekee valinnan pelkän hinnan tai ensivaikutelman perusteella.
Tässä oppaassa käymme läpi ne neljä asiaa, jotka erottavat luotettavan ohjelmatoimiston pintapuolisesta välittäjästä. Kysymys ei ole siitä, mikä toimisto mainostaa itseään näyttävimmin, vaan siitä, kenellä on todelliset edellytykset toimittaa lupaamansa.
Verkosto ja edustukset ratkaisevat enemmän kuin hinta
Ohjelmatoimiston todellinen arvo piilee sen verkostossa. Laaja artistiverkosto tarkoittaa käytännössä sitä, että toimisto pystyy tarjoamaan vaihtoehtoja myös silloin, kun ensisijainen toive ei onnistu aikataulullisista tai taloudellisista syistä. Suppea valikoima johtaa helposti tilanteeseen, jossa asiakas saa sen, mitä on saatavilla, eikä sitä, mikä sopisi parhaiten.
Yksinoikeussopimukset tiettyjen artistien kanssa ovat merkki siitä, että toimisto on rakentanut aitoja ja pitkäkestoisia suhteita esiintyjiin. Samalla kannattaa kuitenkin tarkistaa, ulottuuko verkosto myös yksinoikeusedustuksen ulkopuolelle. Paras tilanne on se, jossa toimisto edustaa osaa artisteista suoraan mutta pystyy silti välittämään käytännössä koko kotimaisen artistikattauksen. Näin esiintyjien kirjo tapahtumaan pysyy laajana riippumatta siitä, millaista ohjelmaa tapahtuma kaipaa.
Hintavertailua tärkeämpää on siis kysyä: kuinka monta erilaista ratkaisua toimisto voi tarjota budjettisi sisällä, ja onko sillä suorat yhteydet niihin esiintyjiin, joita tarvitset?
Luotettavuuden merkit, joita kannattaa tarkistaa
Tapahtuma-alalla luotettavuus ei ole pelkkä markkinointilause. Se on mitattavissa konkreettisilla tekijöillä, joita jokaisen tilaajan kannattaa tarkistaa ennen sopimuksen allekirjoittamista.
Ensimmäinen tarkistuspiste on tilaajavastuulaki. Lain mukainen Luotettava Kumppani -status tarkoittaa, että toimisto on tarkastettu verovelvoitteiden, eläkemaksujen ja muiden lakisääteisten velvoitteiden osalta. Tämä ei ole pelkkä muodollisuus, vaan suojaa tilaajaa vastuulta, joka voi muuten siirtyä alihankkijalta tilaajalle. Toinen merkki on alan järjestöjäsenyys: Suomen Ohjelmatoimistot ja Agentit ry:n jäsenet sitoutuvat noudattamaan yhteisiä pelisääntöjä ja alan eettisiä periaatteita.
Kolmas tekijä on se, miten toimisto kommunikoi. Reagoiko se nopeasti, onko tarjous selkeä ja läpinäkyvä, ja löytyykö toimistosta nimetty yhteyshenkilö? Epäselvä viestintä ennen sopimusta on usein merkki siitä, mitä on luvassa myös toteutusvaiheessa.
Täyden palvelun malli vai yksittäinen välitys, kumpi sopii paremmin
Kun tapahtumaan tarvitaan vain yksi artisti yhdelle illalle, yksittäinen välitys voi riittää. Mutta mitä laajemmaksi tapahtuma kasvaa, sitä enemmän koordinointia se vaatii. Tässä täyden palvelun malli alkaa osoittaa vahvuutensa.
Täyden palvelun ohjelmatoimisto ei ainoastaan välitä esiintyjää, vaan voi ottaa vastuun ohjelman kokonaisuudesta: juontajista, viihdeohjelmanumeroista, teknisestä toteutuksesta ja jopa tapahtumatuotannon laajemmista elementeistä. Tämä tarkoittaa, että tilaaja käy asioita yhden kumppanin kanssa, eikä joudu koordinoimaan useita eri toimittajia keskenään. Tapahtumatuotannossa yhden luukun periaate vähentää virheiden riskiä ja säästää tilaajan aikaa.
Kannattaa myös miettiä tulevaisuutta: jos tämänvuotinen tapahtuma on kertaluonteinen, yksittäinen välitys voi riittää. Jos tapahtumat toistuvat vuosittain tai niitä järjestetään useita, pitkäaikainen kumppanuus täyden palvelun toimiston kanssa tuottaa enemmän arvoa ajan myötä, kun toimisto oppii tuntemaan tilaajan tarpeet ja kulttuurin.
Referenssit ja toimeksiantojen volyymi kertovat käytännön osaamisesta
Referenssit ovat yksi konkreettisimmista tavoista arvioida ohjelmatoimiston osaamista. Ne kertovat siitä, millaisiin tapahtumiin toimisto on tottunut ja millaisissa ympäristöissä se on jo onnistunut.
Toimeksiantojen volyymi kertoo puolestaan siitä, onko toimistolla riittävästi käytännön kokemusta yllättävien tilanteiden hallintaan. Pieni toimisto saattaa hoitaa yksittäisen keikan erinomaisesti, mutta laajemmissa kokonaisuuksissa rutiini ja vakiintuneet prosessit tekevät eron. Toimisto, jolla on vuositasolla tuhansia toimeksiantoja, on kohdannut ja ratkonut tilanteita, joita harvemmin toimiva toimija ei välttämättä osaa ennakoida.
Me MagnumLivellä teemme vuosittain noin 3 500 toimeksiantoa, ja asiakastyytyväisyyttä mittaava NPS-luku on 40. Referenssiasiakkaitamme ovat muun muassa Lapland Hotels, Eckerö Line, Wasaline, Helsinki Cup ja Levi World Cup. Palvelemme koko Suomea toimipisteistämme Helsingissä, Turussa, Kemissä, Inarissa ja Fuengirolassa. Lisätietoja toiminnastamme löydät yrityksemme esittelysivulta.
Ohjelmatoimiston valinta kannattaa tehdä harkiten, mutta prosessin ei tarvitse olla monimutkainen. Kun tiedät, mitä kysyä ja mihin kiinnittää huomiota, oikea kumppani löytyy selvästi helpommin. Jos haluat kartoittaa vaihtoehtoja omaan tapahtumaasi, lähetä meille tarjouspyyntö ja kerro tarpeistasi.