Esiintyjän varaaminen alkaa kolmesta asiasta: tapahtuman tietojen määrittämisestä, sopivien vaihtoehtojen kartoittamisesta ja tarjouspyynnön lähettämisestä. Kun nämä perusasiat ovat selvillä, prosessi etenee sujuvasti – ja asiantuntijamme auttavat sinua joka vaiheessa.
Tiedätkö jo tapahtumasi päivämäärän ja paikkakunnan? Lähetä tarjouspyyntö, niin pääsette kartoittamaan sopivia esiintyjävaihtoehtoja.
MagnumLive on suomalainen ohjelmatoimisto, joka hoitaa vuositasolla noin 3 500 toimeksiantoa. Olemme osa Magnum-konsernia, ja valikoimamme kattaa lähes koko Suomen artistikattauksen – osaa esiintyjistä edustamme yksinoikeudella. Tämä tarkoittaa, että löydät meiltä laajan valikoiman vaihtoehtoja niin pieniin juhliin kuin suuriin yleisötapahtumiinkin.
Esiintyjän varaaminen vaihe vaiheelta
Ohjelmatoimiston kautta varaaminen noudattaa yleensä selkeää kaavaa. Alla on kuvattu tyypillinen prosessi, jota myös MagnumLivellä sovelletaan:
- Määrittele tilaisuuden tyyppi. Onko kyseessä yritystilaisuus, häät, syntymäpäivät vai jokin muu tapahtuma? Tilaisuuden luonne ohjaa esiintyjävalintaa merkittävästi.
- Päätä tapahtumapäivä ja paikka. Päivämäärä ja paikkakunta ovat ensimmäiset tiedot, joita tarvitaan saatavuuden selvittämiseen. Mitä aiemmin nämä ovat tiedossa, sitä paremmat mahdollisuudet on löytää toivottu esiintyjä.
- Arvioi yleisömäärä ja budjetti. Yleisömäärä vaikuttaa muun muassa tekniikkavaatimuksiin. Budjetti puolestaan rajaa realistisen esiintyjävalikoiman – avoin keskustelu budjetista helpottaa oikean vaihtoehdon löytämistä.
- Valitse esiintyjä tai pyydä ehdotusta. Voit selata MagnumLiven esiintyjät -sivua ja ehdottaa toivottua esiintyjää, tai pyytää asiantuntijoidemme suosituksia tapahtumasi perusteella.
- Lähetä tarjouspyyntö. Tarjouspyyntö ei sido sinua mihinkään – se on tapa selvittää saatavuus ja saada hinta-arvio. Lähetä tarjouspyyntö tästä.
- Käy läpi tarjouksen sisältö. Tarkista, mitä tarjous sisältää: esiintymisen kesto, tekniikka, matkakulut ja muut mahdolliset erät. Tässä vaiheessa on hyvä esittää tarkentavat kysymykset.
- Vahvista varaus sovittujen ehtojen mukaisesti. Kun kaikki yksityiskohdat ovat selvillä ja tarjous hyväksytty, varaus vahvistetaan. Tarkista aina sopimusehdot ennen allekirjoittamista.
Mitä tietoja esiintyjän tarjouspyyntöön tarvitaan?
Mitä tarkemmat tiedot annat tarjouspyynnössä, sitä nopeammin ja täsmällisemmin saat vastauksen. Kokoa ainakin seuraavat tiedot ennen yhteydenottoa:
- Päivämäärä – tarkka päivä tai vaihtoehtoiset päivät
- Paikkakunta – tapahtumapaikka tai kaupunki
- Tilaisuuden luonne – esimerkiksi yritystilaisuus, häät, syntymäpäivät tai festivaali
- Yleisömäärä – arvioitu osallistujamäärä
- Esiintyjätoive – tietty artisti tai esiintyjätyyppi, esimerkiksi bilebändi tai juontaja
- Budjetti – suuntaa-antava budjettihaarukka auttaa löytämään sopivimman vaihtoehdon
- Muut erityistarpeet – esimerkiksi erityinen teema, kielivaatimus tai esteettömyys
Entä jos en tiedä, minkä esiintyjän haluan?
Se on täysin tavallinen tilanne – ja juuri silloin ohjelmatoimiston asiantuntemus on erityisen arvokasta. Sinun ei tarvitse tietää etukäteen tarkkaa esiintyjää; riittää, että tiedät millaisen tunnelman tai ohjelman haluat tapahtumaasi.
Voit kertoa meille esimerkiksi tapahtuman tyylin, yleisön iän tai toivotun musiikkigenren, ja asiantuntijamme ehdottavat sopivia vaihtoehtoja. Tutustu MagnumLiven laajaan esiintyjävalikoimaan tai lue lisää esiintyjän valinnasta juhliin. Voit myös pyytää useamman vaihtoehdon samalla tarjouspyynnöllä – vertailu on helpompaa, kun vaihtoehdot ovat rinnakkain.
Mitä esiintyjän varaaminen maksaa?
Esiintyjän hinta muodostuu useista tekijöistä, eikä yksittäistä yleishintaa voi antaa. Keskeisiä hinnanmuodostukseen vaikuttavia tekijöitä ovat:
- Esiintyjän tunnettuus ja kysyntä – suosittujen artistien palkkiot ovat tyypillisesti korkeampia
- Esiintymisen kesto ja sisältö – lyhyt keikka ja täyspitkä konsertti hinnoitellaan eri tavoin
- Tapahtumapaikka ja matkakulut – pitkät matkat voivat lisätä kokonaiskustannuksia
- Tekniikka ja tuotanto – tarvittava ääni- ja valotekniikka vaikuttaa kokonaishintaan
- Ajankohta – sesonkiajat ja viikonloput voivat vaikuttaa hintatasoon
Lue tarkemmin esiintyjän keikkapalkkion muodostumisesta. Tarjouspyyntö on maksuton ja sitomaton – se on helpoin tapa saada realistinen hinta-arvio omaan tapahtumaasi.
Mitä tarjouksesta ja sopimuksesta kannattaa tarkistaa?
Ennen varauksen vahvistamista käy tarjous ja sopimus huolellisesti läpi. Kiinnitä huomiota ainakin seuraaviin kohtiin:
- Esiintymisen sisältö ja kesto – mitä esiintyminen tarkalleen sisältää ja kuinka kauan se kestää
- Tekniikka ja tilavaatimukset – mitä esiintyjä tarvitsee tilalta ja tekniikalta, ja kuka vastaa niiden järjestämisestä
- Matkustaminen – sisältyvätkö matkakulut hintaan vai laskutetaanko ne erikseen
- Aikataulut – milloin esiintyjä saapuu, milloin soundcheck tehdään ja milloin esiintyminen alkaa
- Peruutusehdot – mitä tapahtuu, jos tapahtuma peruuntuu tai siirtyy
- Mahdolliset lisäkustannukset – onko tarjouksessa eritelty kaikki kulut vai voiko lisälaskuja tulla
Nämä ovat yleisiä asioita, jotka kannattaa selvittää minkä tahansa esiintyjävarauksen yhteydessä. Käy ehdot läpi rauhassa ja kysy, jos jokin kohta jää epäselväksi.
Usein kysytyt kysymykset
Voiko esiintyjän varata lyhyellä varoitusajalla?
Se riippuu esiintyjän saatavuudesta. Suositut artistit voivat olla varattuja kuukausia etukäteen, mutta joskus lyhyelläkin varoitusajalla löytyy sopiva vaihtoehto. Kannattaa ottaa yhteyttä mahdollisimman pian ja kysyä tilannetta suoraan.
Miten esiintyjän saatavuus selvitetään?
Saatavuus tarkistetaan tarjouspyynnön yhteydessä. Ilmoita toivottu päivämäärä ja paikkakunta, niin selvitämme tilanteen puolestasi.
Voinko pyytää useamman esiintyjävaihtoehdon?
Kyllä. Voit pyytää useampia vaihtoehtoja samalla yhteydenotolla, jolloin vertailu on helpompaa. Kerro toiveesi ja tapahtumasi tiedot, niin ehdotamme sopivia esiintyjiä.
Onko tarjouspyyntö sama asia kuin sitova varaus?
Ei ole. Tarjouspyyntö on maksuton ja sitomaton tiedustelu. Varaus vahvistuu vasta, kun molemmat osapuolet ovat hyväksyneet ehdot ja sopimus on tehty.
Milloin esiintyjä kannattaa varata?
Mitä aiemmin, sitä parempi – erityisesti suosittujen artistien kohdalla. Sesonkiajat, kuten joulu, juhannus ja viikonloput, täyttyvät nopeasti. Hyvänä nyrkkisääntönä voidaan pitää, että varaus kannattaa tehdä vähintään muutama kuukausi ennen tapahtumaa, mieluiten aiemmin.
Varaa esiintyjä MagnumLiven kautta
Esiintyjän varaaminen ei ole monimutkaista, kun prosessi on selkeä ja tukena on kokenut ohjelmatoimisto. MagnumLive hoitaa vuosittain tuhansia toimeksiantoja ympäri Suomen – meiltä löytyy osaaminen ja verkosto, jotta tapahtumasi esiintyjäjärjestelyt sujuvat alusta loppuun.
Oletko valmis aloittamaan? Lähetä tarjouspyyntö ja kerro tapahtumastasi – autamme sinua löytämään juuri oikean esiintyjän.